Verificatie en validatie: van noodzakelijk kwaad naar onmisbare projectmanagementtool

Voordat we je de tips geven is het goed om vast te stellen wat we met verificatie en validatie (V&V) bedoelen. Met verificatie controleer je of je voldoet aan de voorgeschreven eisen van je opdrachtgever. Met validatie bekijk je of jouw oplossing ook voldoet aan de verwachtingen van de opdrachtgever. Als je bijvoorbeeld een muur moet bouwen die wind tegenhoudt, dan check je of die wind inderdaad voldoende tegengehouden wordt en je legt dit vast. Dit is verificatie. Technisch gezien kan de muur voldoende wind opvangen, maar wilde de opdrachtgever wel een gele muur van 3 meter hoog? Vaststellen of je aan die verwachting hebt voldaan is validatie.

Het komt best wel eens voor dat V&V niet, niet goed of te laat wordt ingezet. Hoe komt V&V eigenlijk zo’n slecht imago? Waarschijnlijk omdat het heel secuur administratief werk is dat schijnbaar overbodig lijkt. Je moet aantonen dat iets werkt, waarvan je gevoelsmatig al weet dat het klopt. En dat moet je dan ook nog eens helemaal vastleggen. Als technisch professional ben je liever bezig met de kern van techniek: met slimme oplossingen verzinnen, met het eindresultaat. Deze administratieve taak kost tijd en daarmee ook geld, is het stigma.

Dat stigma is – gelukkig – onterecht. Niet inzetten van verificatie en validatie kost je juist uiteindelijk tijd en geld. Wanneer opdrachtgevers niet kunnen controleren wat je hebt gedaan en of dit aan de eisen voldoet, kan het zomaar gebeuren dat het plan afgekeurd wordt. Dat kost veel tijd en irritatie aan beide kanten.

Een ander groot nadeel is dat je niet kunt waarborgen dat je daadwerkelijk de kwaliteit levert die je belooft. Bijvoorbeeld: jij zegt dat de pijler van een brug sterk genoeg is voor vrachtverkeer van 3000 kilo. Maar hoe weet je opdrachtgever dat dit zo is? Door verificatie en validatie toon je dit aan en laat je zien dat je echt de kwaliteit levert die je belooft in je V&V plan.

Als het je lukt om V&V niet te zien als een extra taak op de lijst, maar als een effectieve projectmanagementtool, dan pluk je er al snel de vruchten van. En wat zijn die vruchten dan?

1.       Controle over het project. Als je in de beginfase V&V meeneemt in je projectmanagement, dan weet je wat je kunt verwachten. Je hebt de risico’s in kaart, je kunt kosten makkelijker berekenen en het projectteam weet wat er van ze verwacht wordt en welke risico’s ze in de gaten moeten houden. Zo loopt het project niet uit de hand en kun je op tijd bijsturen. Dit scheelt op de lange termijn tijd, geld, stress en irritatie.

2.       Sneller goedkeuren van plannen. Als je V&V toepast dan weet je opdrachtgever dat het ontwerp aan de eisen en de verwachtingen voldoet. De kans dat je plan wordt goedgekeurd is dan dus een stuk groter. Dat scheelt weer tijd, omdat je niet terug naar de tekentafel hoeft.

3.       Kostenbesparing. Je bespaart tijd en dus kosten, omdat je ontwerp een grotere kans loopt om goedgekeurd te worden. Maar je bespaart soms ook omdat je met een V&V plan tegen zaken aanloopt die beter kunnen. Een weg die bijvoorbeeld al heel lang drie keer per jaar geveegd wordt, blijkt misschien ineens wel met minder toe te kunnen, omdat dan nog steeds aan de eisen wordt voldaan.

Hopelijk snap je inmiddels dat V&V niet zozeer noodzakelijk kwaad is, maar dat het juist helpt om zelf leidend te zijn in het projectmanagement. Tijd voor de volgende stap: hoe pas je verificatie en validatie toe en hoe krijg je mensen mee om dit ook te doen? Een paar tips op een rij:

1.       Neem het team mee in het proces. Leg hen uit wat er nodig is en benadruk de voordelen. Onbekend maakt onbemind. Weerstand tegen V&V kan ook komen, omdat voor de ander niet precies duidelijk is hoe het werkt en wat er verwacht wordt. Leg dit dus goed uit en laat zien dat er al afgebakende richtlijnen zijn. Het wiel hoeft echt niet opnieuw uitgevonden te worden.

2.       Breng je gedachtenproces in kaart. Verificatie en validatie bestaat voornamelijk uit opschrijven wat je doet en doen wat je opschrijft. Wees je er dus bewust van dat het gedachtenproces om tot een oplossing of een beslissing te komen, ook een onderdeel van verificatie en validatie is.

3.       Geniet van de techniek. Hoewel het grootste deel van het werk van V&V vooraf plaatsvindt, moet je toch ook tijdens het project de boer op. Naar buiten, keuringen doen met sensoren, moderne technische oplossingen controleren. Er zit een heel technisch component aan het aantonen, waar je als techneut veel plezier in kunt hebben.

4.       Begin op tijd. Je maakt geen vrienden als mensen al aan het werk zijn en dan horen dat ze bepaalde eisen mee hadden moeten nemen. De dag voordat je begint met je project moet het V&V plan al uitgewerkt zijn. Zorg dat duidelijk is wie wat moet aantonen en in welke fase. Dit voorkomt vervelende verrassingen tijdens het project.

5.       Stel iemand als coördinator aan. Zoek iemand die de noodzaak, maar ook de lol van verificatie en validatie inziet. Iemand die kennis van zaken heeft. Het helpt twijfelaars vaak over de streep als iemand met expertise het goede voorbeeld geeft.

Natuurlijk is verificatie en validatie vaak gewoon voorgeschreven. Maar we dagen je uit om ook als dat niet zo is, V&V in te zetten als onmisbare projectmanagementtool. Door aan te tonen dat je plannen, oplossingen en beslissingen voldoen sta jij aan het roer van het project. Projectleden weten beter wat er van ze verwacht wordt en wat eventuele risico’s zijn. Zo houden zij én jij tijd over om bezig te zijn met iets wat nog leuker is dan V&V: de techniek van het project.