SAP-livegang bij een energieproducent
Uniper is een internationale energiemaatschappij die energie produceert en levert via een uitgebreid netwerk van assets. In Nederland zijn de activiteiten verdeeld over drie vestigingen: Rotterdam, Den Haag en Leiden, ook wel de ‘CityPlants’ genoemd.
De organisatie omvat nauw samenhangende afdelingen: productie, onderhoud, facilities en veiligheid. Het borgen van veiligheid is bij Uniper geen deelverantwoordelijkheid, maar een organisatiebrede opgave. Veilig werken raakt het dagelijkse werk van iedereen: van de operator aan de asset tot de directie die beslissingen neemt.
de situatie
Uniper wilde veilig werken naar een hoger niveau tillen. Op de Maasvlakte-vestiging was al ruim twaalf jaar een SAP-systeem voor Work Clearance Management, WCM, in gebruik, met een schat aan opgebouwde kennis en ervaring.
De ambitie was om dit systeem en de bijbehorende werkwijze ook uit te rollen naar de drie CityPlants-vestigingen, met de lessen van de Maasvlakte als fundament. Dat was de aanleiding om Veerenstael in te schakelen.
de uitdaging
De opdracht had een heldere kern: het SAP WCM-systeem van de Maasvlakte vertalen naar de CityPlants. In de praktijk vroeg dit om meer dan een technische uitrol. Het ging ook om mensen, samenwerking en het maken van keuzes.
De belangrijkste vraagstukken:
- Beperkte projectcapaciteit. Betrokkenen combineerden hun bijdrage aan het project met een volle reguliere agenda. Dat vroeg om een werkwijze die realistisch omging met beschikbare tijd en capaciteit.
- Verschillende belangen tussen afdelingen. Productie en onderhoud hebben elk hun eigen prioriteiten, terwijl ze sterk van elkaar afhankelijk zijn. Veilig werken aan een asset vraagt om goede afstemming aan beide kanten.
- Contextverschillen tussen vestigingen. De Maasvlakte werkt vanuit één locatie; de CityPlants hebben ook tussenstations op andere locaties. Dat vroeg om gerichte aanpassingen in het proces.
- Draagvlak opbouwen over de volle breedte. Niet iedereen zag aanvankelijk de noodzaak van verandering. Meenemen, uitleggen en overtuigen was daarom een wezenlijk onderdeel van het traject.
- Een ambitieuze planning. Het volledige traject van vijf fases moest binnen acht maanden worden afgerond, verdeeld over drie vestigingen en tientallen betrokkenen.
fasering van het project
Veerenstael werkte met een iteratieve fasering. Na elke fase werd het plan bijgesteld op basis van nieuwe inzichten, zodat het traject wendbaar bleef en gericht op wat de organisatie nodig had.
- Fase 1, Verkennen: de organisatie leren kennen, processen inventariseren en verschillen in kaart brengen.
- Fase 2, Verbeteren: oplossingen uitwerken, keuzes maken en werkprocessen standaardiseren.
- Fase 3, Toetsen: livegang, in de praktijk werken met het systeem, monitoren en bijsturen.
- Fase 4, Borgen: rollen en verantwoordelijkheden structureel beleggen, zodat de organisatie zelfstandig verder kan.
- Fase 5, Overdragen: Veerenstael treedt terug na volledige overdracht van kennis, documentatie en infrastructuur.
Eerst overzicht, dan inrichting
Veerenstael startte niet met het uitrollen van een kant-en-klaar plan, maar met het creëren van overzicht. Wie was er betrokken? Wat deed iedereen? Waar lagen de prioriteiten? Het beantwoorden van die vragen bleek direct waardevol en was een goede basis voor de verdere samenwerking.
De kracht van Veerenstael zat in de combinatie van inhoudelijke kennis van asset management, inzicht in de relatie tussen productie, onderhoud en veiligheid, en ervaring met projectmanagement en organisatieverandering. Juist die combinatie maakte het mogelijk om niet alleen het systeem in te richten, maar ook de mensen en processen eromheen structureel mee te nemen.
Structuur aanbrengen
Kenmerkend voor dit traject was de gedecentraliseerde werkwijze: meerdere deelprojecten onder één paraplu. Die keuze bracht focus en voortgang binnen een ambitieuze planning. Tegelijk vroeg het om scherp overzicht, omdat beslissingen in het ene deelproject konden doorwerken in een ander.
Om dat overzicht te borgen richtte Veerenstael een drielaagse beslisstructuur in:
- een projectteam met inhoudelijke kennis en uitvoering;
- een kernteam van projectleiders dat wekelijks afstemde en kruisbestuiving tussen de deelprojecten faciliteerde;
- een stuurgroep die formele beslissingen nam en vastlegde.
Zo bleven eerder gemaakte vorderingen stevig staan en waren besluiten breed gedragen en goed terug te vinden.
Processen voor het systeem
Een belangrijk inzicht in het traject: SAP is een hulpinstrument. Het systeem is veelzijdig en kan veel, maar werkt pas goed als de werkwijze eerst helder is. Veerenstael hielp Uniper om die werkwijze te bepalen. Niet door het proces naar het systeem te vormen, maar door het systeem ondersteunend in te richten op de manier waarop de CityPlants werken.
Dat vroeg om scherpe keuzes. De insteek was pragmatisch: bouw een solide fundament, maak het werkbaar en bouw van daaruit verder. Een goed begin is meer waard dan een perfect plan dat blijft liggen.
Samenwerking en draagvlak
De technische inrichting was één kant van het verhaal. Minstens zo belangrijk was het samenbrengen van mensen. Veerenstael begeleidde Uniper in het verbinden van afdelingen, het opbouwen van wederzijds begrip tussen productie, onderhoud en facilities, en het betrekken van medewerkers bij de nieuwe werkwijze.
Dat vroeg om veel luisteren, gesprekken voeren en steeds opnieuw uitleggen waarom bepaalde keuzes nodig waren. Door iteratief te werken, groeide stap voor stap het vertrouwen en de bereidheid om samen een nieuwe richting in te slaan.
Training en kennisoverdracht
Ook het systeem zelf moest worden aangeleerd. Veerenstael stelde trainingsmateriaal op, trainde de trainers, assisteerde Uniper bij het inrichten van een inloopspreekuur en ondersteunde bij het verzorgen van testaccounts.
Daarnaast werd een communicatieplan opgezet om iedereen gaandeweg mee te nemen. Wekelijkse updates via kantinesessies, posters, e-mail en intranet hielden de ontwikkelingen zichtbaar en dichtbij.
De focus lag steeds op wat mensen nodig hadden om effectief met het systeem aan de slag te gaan: overzichtelijk, toegankelijk en direct toepasbaar.
De livegang
De livegang markeert het moment waarop alle voorbereiding wordt getoetst aan de praktijk. Het is geen eindpunt, maar een bewust gekozen startpunt: beginnen, monitoren, evalueren en stap voor stap verbeteren.
Medewerkers kunnen daarbij rekenen op stevige ondersteuning: begeleiding op de werkvloer, een inloopspreekuur, trainingsmateriaal en duidelijke aanspreekpunten. Tegelijk is de livegang het startpunt van een groeiende veiligheidsbibliotheek, opgebouwd vanuit de kennis en ervaring van de mensen in de organisatie zelf.
Het resultaat
Met de afronding van fase 2 is de SAP WCM-omgeving binnen zeven maanden live gegaan bij de CityPlants. De eerste ervaringen uit de praktijk worden actief gemonitord en gebruikt om bij te sturen.
De opbrengsten tot nu toe:
- Gestandaardiseerde werkprocessen voor veilig werken, gedragen door productie, onderhoud, facilities, HESQ en het management. Vier kernprocessen zijn formeel vastgelegd.
- Een functionerend SAP WCM-systeem, ingericht op de werkwijze van de CityPlants.
Een beslisstructuur die toekomstige besluitvorming en escalatie helder borgt. - 140 medewerkers opgeleid in vijf weken.
- 5 trainers opgeleid in vier maanden, klaar om het systeem zelfstandig te hanteren en verder te brengen.
- Een groeiende veiligheidsbibliotheek, gevoed door de kennis en ervaring van de eigen organisatie.
Wat blijft werken als Veerenstael weg is
Een livegang is pas geslaagd als de organisatie er zelfstandig mee verder kan. Daarom was borging geen sluitstuk, maar een rode draad door het hele traject. Veerenstael werkte daarbij volgens een heldere filosofie: voordoen, samen doen, zelf doen.
De beslisstructuur, de vastgelegde werkprocessen en de opgeleide trainers zijn geen externe bruikleen; ze zijn eigendom van Uniper. De kennisoverdracht in fase 3, 4 en 5 is erop gericht dat de organisatie het systeem zelf beheert, doorontwikkelt en nieuwe medewerkers kan inwerken.
Zo rondt Veerenstael de overdracht volledig af en kan Uniper zelfstandig verder.
Meer weten? Michel helpt je graag!
Heb je interesse of een vraag over wat wij kunnen betekenen voor jouw organisatie? Neem dan contact met me op. Ook met vragen over andere diensten kun je altijd bij mij terecht.
Michel Olierhoek
Business development
onze projecten
- Productie
Verbeterd onderhoudsproces ondersteunt productiegroei
Hoe breng je meer grip en structuur in je onderhoud, zodat je team niet achter de feiten aan blijft lopen? Een a...
Bekijken- Infra
EAM-software migratie
Een technisch dienstverlener maakt met Veerenstael de overstap naar een nieuw EAM-systeem.
Bekijken- Infra
Opstellen onderhoudsplan infra
Voor een aannemer in de infra heeft Veerenstael een prestatiegericht onderhoudscontract het risicogestuurd onder...
Bekijken- Productie
Verbetering OEE productielijn
De vraag aan Veerenstael was om te analyseren welke machines van de productielijn de meeste stilstanden veroorza...
Bekijken