EAM-software migratie: betere datakwaliteit en efficiënter onderhoud
Het vervangen van een EAM-systeem is altijd een spannend moment. Er spelen strakke deadlines, verschillende gebruikersgroepen moeten worden meegenomen en de dagelijkse operatie gaat ondertussen gewoon door. Voor deze internationale technisch dienstverlener betekende de overstap niet alleen het veilig migreren van data,
maar ook het benutten van nieuwe mogelijkheden zoals mobiele toegang, verbeterde workflows en betere rapportages. Veerenstael begeleidde het hele traject – van inventarisatie en pilot tot training en changemanagement – zodat het nieuwe systeem direct effectief in gebruik kon worden genomen.
Over de organisatie
De organisatie is een internationale technisch dienstverlener die verantwoordelijk is voor het ontwerp, de bouw, het onderhoud en de optimalisatie van technische installaties en infrastructuur.
In Nederland is er een gespecialiseerde business unit die zich bezighoudt met diverse projecten, van het beheer en onderhoud van tunnels, sluizen en bruggen tot energieprojecten zoals zonneparken en laadpalen. De opdrachtgevers zijn voornamelijk overheidsinstanties, waaronder Rijkswaterstaat, provincies en gemeenten.
De situatie
In deze sector is het van groot belang om aantoonbaar te presteren, wat onder andere betekent dat onderhoudswerkzaamheden goed geregistreerd moeten worden. De organisatie maakte jarenlang gebruik van een Enterprise Asset Management (EAM) systeem dat het einde van zijn levenscyclus bereikte.
Daarom werd besloten over te stappen naar een nieuw EAM-systeem. Veerenstael werd gevraagd om de migratie te begeleiden: van het selecteren en overzetten van data tot het verbeteren van de datakwaliteit, het opstellen van een gefaseerd migratieplan en het opleiden van gebruikers.
De Uitdaging
De migratie had een strikte deadline: alle lopende contracten moesten voor de afgesproken datum in het nieuwe systeem draaien. Het ging hierbij niet alleen om het overzetten van gegevens, maar ook om het optimaal benutten van nieuwe mogelijkheden zoals voorraadbeheer, urenregistratie, koppelingen met andere systemen en mobiele toegang.
Hoewel zoveel mogelijk met een gestandaardiseerde aanpak werd gewerkt, vereisten sommige onderhoudscontracten toch maatwerk. De gebruikersgroep is breed en bestond uit maintenance engineers, werkvoorbereiders, monteurs en service- en contractcoördinatoren, elk met hun eigen werkprocessen en informatiebehoeften. Het nieuwe systeem moest daarom voor al deze rollen logisch en gebruiksvriendelijk ingericht worden.
De aanpak
Veerenstael begeleidde de migratie van begin tot eind, met veel aandacht voor samenwerking en draagvlak. Het traject begon met een grondige inventarisatie: welke contracten moesten worden overgezet en welke data moest worden aangevuld of gecorrigeerd?
Om het proces overzichtelijk te houden, werd er gestart met één pilotcontract. Een kleine, gemengde groep gebruikers testte het systeem in de praktijk en fungeerde als ambassadeur binnen de organisatie. De ervaringen uit deze pilot werden gebruikt om zowel het proces als de inrichting te verbeteren.
Op basis van de resultaten werd een vaste aanpak ontwikkeld, met duidelijke stappen en beslismomenten. De migratie werd vervolgens in batches uitgevoerd, waarbij elke ronde leidde tot verdere verfijning. Parallel aan dit proces ontwikkelde Veerenstael ondersteunend materiaal om gebruikers te helpen bij de overstap.
Het project was een intensieve samenwerking tussen projectleiders, engineers, monteurs, contractcoördinatoren, (externe) IT-specialisten en de consultants van Veerenstael. Door besluiten goed vast te leggen en belangen tijdig te bespreken, bleef het traject op koers.
Dankzij de gestructureerde, stapsgewijze aanpak en aandacht voor changemanagement raakten gebruikers snel vertrouwd met de nieuwe werkwijze. Trainingen, praktische handleidingen en begeleiding op locatie zorgden ervoor dat het systeem vanaf dag één effectief werd ingezet en vormden de basis voor de verbeteringen en optimalisaties die na de migratie zijn doorgevoerd.
Het resultaat
De overstap naar het nieuwe EAM-systeem markeerde de start van een doorlopend verbeterproces. Direct na de migratie werden functionaliteiten uitgebreid, workflows verfijnd en de datakwaliteit verder verhoogd. Door regelmatig te testen en verbeteringen door te voeren, sluit het systeem steeds beter aan op de dagelijkse praktijk van de verschillende teams.
Enkele belangrijke stappen:
- Het opschonen, aanvullen en standaardiseren van data voor meer uniformiteit en betere rapportages
- Het toevoegen van workflows die gebruikers automatisch langs verplichte stappen leiden
- Het sneller en foutlozer toevoegen van nieuwe contracten door gestroomlijnde procedures
- Upgrades van software en het vrijgeven van nieuwe functies, die direct getest en geïmplementeerd worden op basis van praktijkfeedback
De datakwaliteit wordt continu gemonitord via dashboards, waardoor verbeteringen meetbaar zijn en gericht doorgevoerd kunnen worden. Deze systematische benadering van analyseren en optimaliseren heeft niet alleen de werking van het systeem verbeterd, maar ook gezorgd voor beter afgestemde processen en een efficiëntere samenwerking tussen teams.
Binnen de organisatie zijn nu drie key users actief, waaronder een consultant van Veerenstael. Met duidelijke documentatie, release notes en trainingen is de kennis geborgd en kan het systeem eenvoudig worden overgedragen aan nieuwe gebruikers en contracten.
Meer weten? Michel helpt je graag!
Heb je interesse of een vraag over wat wij kunnen betekenen voor jouw organisatie? Neem dan contact met me op. Ook met vragen over andere diensten kun je altijd bij mij terecht.
Michel Olierhoek
Business development
